Dit is waarom het kantoor juist nú belangrijker wordt
We zijn - met de voorzichtige afbouw van de intelligente lockdown - op weg naar ‘het nieuwe normaal’, ook op kantoor. De manier waarop we werken gaat blijvend veranderen, dat is zeker. Thuiswerken is een ‘gamechanger’, maar maakt het kantoor alleen maar belangrijker.
Door: Harold Coenders
De 5 redenen dat we meer thuiswerken
1. De kantoorwerker wil het graag
Medewerkers geven in de eerste thuiswerkenquêtes van onder andere Measuremen, Leesman en Colliers aan dat één of twee dagen per week thuiswerken een hogere productiviteit en betere werk-privébalans geven. Twee derde van de Nederlandse thuiswerkers wil ook na de intelligente lockdown graag minimaal één dag per week thuis blijven werken.
2. De oude vooroordelen zijn weg
De techniek werkt, de verbinding doet het en de databeveiliging heeft zich bewezen. Bovendien blijkt dat mensen daadwerkelijk productief zijn thuis. Oude vooroordelen ten aanzien van thuiswerken zijn ontkracht. Van onze eigen medewerkers zegt 78% thuis geen productiviteitsverlies te ervaren of zelfs productiever te zijn. Oude tegenargumenten die mogelijk door het management werden opgeworpen verliezen aan kracht.
3. Thuiswerken is een nieuwe gewoonte
Terugvallen in oud gedrag wordt moeilijker naarmate de tijd verstrijkt. Een nieuwe gewoonte manifesteert zich tussen de 40 en 254 dagen, blijkt uit een Brits onderzoek van Jeremy Dean. Gemiddeld hadden de deelnemers 66 dagen nodig om een nieuwe gewoonte te ontwikkelen. We werken al grotendeels thuis sinds 16 maart. Dat is inmiddels ruim langer dan 66 dagen. Bovendien hebben velen door de lange thuiswerkperiode geïnvesteerd in een betere werkplek, zoals een tweede scherm of een betere bureaustoel.
4. Een beter werkende kantoortuin
Een verwijt dat de kantoortuin vaak krijgt is dat het er moeilijk is om je te concentreren. Voor veel kantoortuinen is dat terecht. Nu medewerkers structureel kiezen voor één of twee dagen thuiswerken kan dit direct bijdragen aan een beter functionerende kantoortuin zonder die te verbouwen. Thuis is de ideale plek voor individueel, geconcentreerd werk. Het open kantoor zal meer gebruikt worden voor waar het uitermate geschikt voor is: samenwerken en ontmoeten. Collega’s en samenwerking zijn de twee zaken die bij het thuiswerken het meest gemist worden.
5. Een gezondere werk-privébalans
Door meer thuis te werken, neemt de filedruk af. Het gemiddelde tijdverlies voor de werkforens door file is 40 minuten per week. Op jaarbasis betekent dit dat er ongeveer een fulltime werkweek wordt gewonnen voor nuttigere activiteiten dan in de file staan. Tijdwinst is er natuurlijk ook voor andere vervoersmiddelen. De volledig weggevallen reistijd leidt tot een gezondere werk-privébalans.
Als thuiswerken zo goed werkt, waarom hebben we dan nog een kantoor? In de media zijn bedrijven zoals Jet-Stream en Ksyos geportretteerd, omdat zij volledig afscheid nemen van het kantoor. Is dit een kleine groep verlichte geesten of het begin van een brede trend? Wij zijn ervan overtuigd dat het kantoor voor verreweg de meeste organisaties blijft, weliswaar in een andere rol.
5 redenen waarom het kantoor juist nu belangrijker wordt
1. De kantoorwerker wil het graag
De voorkeur van twee derde van de kantoorwerkers om één of twee dagen thuis te werken betekent vanzelfsprekend ook dat ze graag drie of vier dagen naar kantoor willen gaan. Slechts 20% van de Nederlanders wil in het geheel niet terug naar kantoor. Voor de meesten is de ideale werksituatie dus een combinatie van thuis én kantoor.
2. Het leidt tot meer creativiteit
De productiviteit bij volledig thuiswerken blijft voor de meesten op hetzelfde niveau: 78% van onze medewerkers is net zo productief of krijgt zelfs meer werk gedaan. Dit betekent dus ook dat dat voor 22% van de medewerkers niet het geval is. Het is met name de creativiteit die op de lange termijn wordt aangetast. Een virtuele ontmoeting is niet hetzelfde als fysieke aanwezigheid. Dit heeft een direct effect op samenwerking en op creativiteit. In levende lijve brainstormen werkt beter.
"Door meer thuis te werken worden de spaarzame samenkomsten op kantoor extra waardevol"
3. We missen het menselijk contact
Van de thuiswerkers geeft 59% aan terug naar kantoor te willen, omdat ze de collega’s missen. Videobellen is efficiënt, maar niet hetzelfde. De sociale interactie en de spontane ontmoeting, zoals het ‘koffieautomaatgesprek’, worden gemist. Organisaties moeten het nieuwe optimum vinden tussen digitale en fysieke sociale interactie.
4. Het is belangrijk voor de bedrijfscultuur
In 2013 kondigde de toenmalige CEO van Yahoo aan dat volledig thuiswerken, zonder op kantoor te komen, werd afgeschaft. Dit werd in veel media vertaald naar ‘Yahoo schaft het thuiswerken af’. Dat was niet correct. Yahoo wilde hiermee de verbinding van werknemers met het bedrijf versterken. Onder het motto ‘We need to be one Yahoo’ stimuleerde het bedrijf fysieke aanwezigheid om een sterkere bedrijfscultuur te vormen. Het is moeilijk als bedrijf de band met de werknemers te behouden als er geen plek is waar zij regelmatig samenkomen.
5. We krijgen last van ‘FOMO’
Net als in het sociale leven hebben velen in hun werk de ‘Fear Of Missing Out’: het gevoel dat je iets mist als je er niet bij bent. Dat krijg je al snel als je langere tijd thuiswerkt terwijl collega’s wel op kantoor zijn. Het kantoor is naast een werkplek ook een plek om te leren. Kennisdeling kan niet altijd op afspraak, dat gebeurt vaak spontaan. Dat is voor elke medewerker belangrijk, maar met name voor de jongere generaties.
Thuiswerken gaat het kantoor niet vervangen
Kortom, thuiswerken gaat het kantoor niet vervangen. Het kantoor wordt juist belangrijker door de functies waarin het verschilt van thuiswerken: het samenwerken en het samenzijn. Door meer thuis te werken worden de spaarzame samenkomsten op kantoor extra waardevol. Het kantoor moet daarop worden ingericht. Er moet veel plek zijn om te vergaderen, te brainstormen of simpelweg te kletsen. Plek om je te concentreren is er juist minder nodig. Dat kan thuis.
Elke organisatie moet de nieuwe balans tussen thuis- en kantoorwerken vinden. Een balans die aansluit bij de organisatie, de bedrijfscultuur en -processen. Dat moet topprioriteit zijn voor het management, want het heeft impact op twee van de grootste kostenposten van veel kantoorhoudende organisaties: personeel en huisvesting. Het is ook bepalend voor de binding met de organisatie, het werkplezier en de CO2-voetafdruk van een bedrijf. Allemaal vraagstukken die met een nieuw gebalanceerd werkplekkenbeleid kunnen worden gecombineerd. Een kans die je nu moet grijpen. Het vaststellen van de nieuwe balans tussen thuis- en kantoorwerken is dus de komende periode van groot belang.
Harold Coenders, Partner | Director Occupier Services bij Colliers.