Werkplek reserveren

Zo moet een a.s.r.-medewerker die naar kantoor wil komen zich vooraf aanmelden via een webbased tool en een aantal gegevens invoeren zoals de datum waarop hij in het pand wil werken, de etage en of het om een of meerdere dagdelen gaat. Het systeem geeft vervolgens aan of er vrije werkplekken beschikbaar zijn en houdt meteen het aantal reserveringen bij. De tool, die intern al werd gebruikt voor aanmeldingen voor bijeenkomsten en opleidingen, kon met enkele aanpassingen binnen een week geschikt worden gemaakt voor deze nieuwe toepassing. Meetz benadrukt het belang van de tool om de toestroom van mensen naar kantoor te kunnen reguleren: ‘Met als uitgangspunt dat er in dit pand 3300 werkplekken zijn, zijn we gaan rekenen hoeveel werkplekken per afdeling gebruikt kunnen worden in een anderhalve meter-situatie. Dat bleken er in totaal ongeveer 1200 te zijn, en dan hadden we al rekening gehouden met alle werkplekken die niet gebruikt mochten worden omdat deze tegenover en naast een beschikbare werkplek staan. We starten het werken op kantoor rustig op met maximaal 10 procent van de totale populatie en bekijken of dit goed werkt. Het was dus belangrijk dat een tool dat kon reguleren en monitoren.’

Toiletbezoek

Eenmaal op kantoor gearriveerd moet de desbetreffende persoon in de ontvangsthal een aantal dingen doen. Hij moet zijn handen desinfecteren en twee dingen van een tafel meenemen: een keycord en een smiley. Het keycord in van belang om te voorkomen dat te veel mensen tegelijk van de toiletruimtes gebruik maken en te dicht op elkaar zouden staan, legt Meetz uit. ‘Wie naar het toilet wil moet zijn keycord aan de buitenzijde van de sanitaire ruimte aan de deurknop hangen. Daarna kan hij of zij de ruimte betreden. Bij het verlaten van de ruimte neemt hij zijn keycord, door sommige collega’s al omgedoopt tot ‘plasketting’, weer mee. Een simpel systeem dus: hangt er geen keycord, dan weet je dat er niemand in de toiletruimte aanwezig is en kun je de ruimte veilig betreden, hangt er wel een keycord dan moet je even wachten.’ Om te voorzien in voldoende capaciteit zijn alle toiletgroepen overigens genderneutraal gemaakt.

Schoonmaak

De smileys zijn bedoeld om aan het eind van de dag, als de werkplek wordt verlaten, op het bureau te leggen. De schoonmaker die zo’n smiley ziet liggen, weet dan dat die werkplek is gebruikt en extra schoongemaakt dient te worden. Ook de andere werkplekken, zo vertelt Meetz, krijgen bij toerbeurt de nodige aandacht, maar momenteel ligt de focus op de werkplekken die daadwerkelijk gebruikt zijn. Vanzelfsprekend wordt sinds de opening van het pand ook extra aandacht besteed aan het schoonhouden van de toiletten, de trapleuningen, deurklinken en dergelijke.

Bewegwijzering

Een andere maatregel is de extra signing, in de vorm van pijlen op de vloer met een looprichting, die op bepaalde plekken in het kantoor is aangebracht. Dat is gedaan op die plaatsen waar mensen twijfel kunnen hebben of ze een collega veilig op afstand kunnen passeren. Er is bewust voor gekozen om dat in beperkte mate te doen. ‘Een overkill aan pijlen, stickers en dergelijke wilden we voorkomen, daarom zijn deze alleen aangebracht op plekken waar de anderhalvemeter-maatregel lastig kan worden gehandhaafd.’ Verder zijn de trappenhuizen voorzien van een duidelijke richting: ze mogen alleen omhoog of omlaag gebruikt worden. Dit om te voorkomen dat mensen die van de trap gebruik maken elkaar kunnen tegenkomen.

Liften buiten gebruik

Gezien de krappe ruimte in de liften is besloten deze buiten werking te stellen. Meetz: ‘Ons pand, zo’n 84.000 m2 bvo, beschikt over verschillende bouwdelen. De hoogste kantoorlaag heeft 10 verdiepingen, bij andere lagen zijn het er minder. Dus ja, je kunt in het 1,5 meter-pand heel goed aan je gezondheid werken door wat extra trappen te lopen.’ Wie overigens om bijvoorbeeld gezondheidsredenen niet in staat is om trappen te lopen, kan om toestemming vragen om de goederenlift te mogen gebruiken.

Vergaderzalen voor minder personen geschikt

De grootste uitdaging voor Meetz en zijn team tot nu toe is het mogelijk maken van teambijeenkomsten. De vergaderzalen op de kantoorvloeren zijn geschikt voor respectievelijk twaalf, acht en vier personen. Echter, door de anderhalvemeter-maatregel kunnen in diezelfde ruimtes niet meer dan respectievelijk vijf, drie en twee mensen bijeenkomen. Meetz: ‘We gaan dus enorm terug in capaciteit, dat geldt ook voor ons vergadercentrum op de min 1. Dus heb je een team van 10 man, dan lukt het eigenlijk al niet meer. We proberen nu een oplossing te vinden in het bedrijfsrestaurant, daar is ruimte beschikbaar. Of wellicht is het mogelijk dat een deel van een team toch blijft thuiswerken en op afstand via een videoverbinding deelneemt aan een bijeenkomst die hier plaatsvindt.’

Lunch

Ook op gebied van catering zijn er aanpassingen gedaan. Het bedrijfsrestaurant, dat in de periode van thuiswerken gesloten was, is sinds 2 juni weer geopend. Een uitgebreide lunch is niet verkrijgbaar, momenteel worden alleen voorverpakte ‘grab & go’-producten aangeboden. ‘We hebben het free flow-concept losgelaten, het is nu een rechte lijn naar de kassa, afrekenen en klaar.’

Opschalen naar 1000 medewerkers?

De komende weken is het voor Meetz belangrijk te monitoren of de getroffen maatregelen ook werkelijk werken. De eerste dagen waren gemiddeld 250 mensen aanwezig, dat ging goed, zegt hij. Als alles goed blijft gaan is het de bedoeling om langzaam op te schalen naar maximaal 25 procent in september, dat zijn zo’n 1000 medewerkers. ‘Zodra het nodig is schalen we weer af. Dat laatste hopen we uiteraard niet. Maar totdat er een vaccin beschikbaar is of er een ander besluit wordt genomen door het kabinet zal het voor a.s.r. bij dat maximum van 25 procent dus 1000 medewerkers blijven.’

Eigen verantwoordelijkheid

Dat al het werk van Meetz en zijn collega’s niet voor niets is gedaan blijkt uit de positieve reacties die hij sinds het opengaan van het kantoor heeft ontvangen. ‘Er is de laatste weken heel veel werk verzet door mijn teams en mensen zeggen al snel: dat hebben jullie goed gedaan, jullie hebben het pand veilig gemaakt. Maar ik zeg dan: nee, dat doen wij niet, dat doen de gebruikers zelf, zij zijn het die de maatregelen naleven. Wij bieden handreikingen aan, maar de mensen die hier werken bepalen met hun gedrag of het echt veilig is. Veiligheid en eigen verantwoordelijkheid staan voorop. En ook belangrijk: alles is op basis van vrijwilligheid. Dus als je niet naar kantoor wil komen omdat je je daar niet prettig bij voelt, dan kom je gewoon niet.’

Voorbeelden getroffen maatregelen 1,5 meter-kantoor a.s.r.

• Desinfectiegel en alcoholpompjes, overal verspreid in het pand
• Werkplekreservering via webbased tool verplicht
• Beperking aantal te reserveren werkplekken
• Aanpassing capaciteit vergaderzalen en aanwezig meetlint van anderhalve meter
• Aantal aanwezige personen maximaal 10% (startfase)
• Bewegwijzering op plaatsen waar mensen dicht langs elkaar lopen
• Alle toiletten genderneutraal
• Keycordsysteem voor toiletbezoek
• Extra schoonmaak gebruikte werkplekken
• Extra schoonmaak toiletgroepen, trapleuningen e.d.
• Smiley op bureau na gebruik werkplek i.v.m. schoonmaak
• Werkplekken gemarkeerd waar je niet mag zitten om afstand te kunnen houden (werkplekken naast je en tegenover je)
• Alleen ‘grab & go'-assortiment in bedrijfsrestaurant
• Routering in trappenhuizen (omhoog of omlaag)
• Alle liften buiten werking